7 Workflows, die morgen in der Früh schon funktionieren

Du kennst das: Montag, 9 Uhr, die To-do-Liste ist länger als die Schlange beim Würstlstand nach dem Fortgehen. Blogartikel, LinkedIn-Posts, Landingpage-Texte, das Briefing für die Grafik. Und irgendwer im Meeting sagt: „Mach das doch mit KI.“

Gute Idee. Nur wie, ohne drei Wochen Prompt-Kurse?

Dieser Guide gibt dir sieben Workflows, die du heute noch ausprobieren kannst. Keine Theorie, keine Tool-Listen mit 40 Einträgen. Du brauchst ChatGPT, Gemini oder Claude, einen Browser und etwa eine Stunde Zeit.

Die Grundregel vorweg: Die KI baut den Rohbau, du verlegst die Fliesen. Sie ist ein schneller, motivierter Praktikant, der gelegentlich Dinge erfindet. Du bleibst die Chefin bzw. der Chef der Endkontrolle.

Bevor du loslegst: 10 Minuten Setup

1. Konto anlegen. ChatGPT, Gemini oder Claude, kostenlos reicht für den Anfang. Für regelmäßige Arbeit mit Unternehmensdaten lohnt sich ein Business-Tarif.

2. Training abschalten. Bei beiden Anbietern können deine Eingaben in den Gratis- und Privat-Tarifen für das Training verwendet werden, außer du schaltest es ab:

ChatGPT: Einstellungen > Datenkontrollen > „Das Modell für alle verbessern“ deaktivieren.
Gemini: Profil > Gemini Aktivitäten > deaktivieren (Achtung, dadurch können auch keine Chats mehr gespeichert werden)
Claude: Einstellungen > Datenschutz, Schalter „Help improve Claude“ ausschalten.

3. Ein Projekt anlegen. Beide Tools haben „Projekte“. Dort hinterlegst du einmal deine Markeninfos und musst sie nicht bei jedem Chat neu einfügen. Das ist der größte Zeitgewinn, den die meisten nie nutzen. Je nach AI Modell kommen dir die Projekte vllt als “Skill”, Copilot Agent oder Gemini Gem unter. Sie alle haben das gleiche Ziel: Kontext für wiederkehrende Aufgaben & Rollen fix definieren.

Workflow 1: Der Marken-Steckbrief (das Fundament für alles Weitere)

Problem: Die KI schreibt wie ein deutscher Werbeprospekt aus 2009. „Entdecken Sie jetzt unsere innovativen Lösungen!“

Lösung: Du fütterst sie einmal mit deinem Stil. Danach klingt jeder Text nach dir.

So geht’s:

Such dir 3 Texte raus, die dir richtig gut gefallen (Newsletter, Posts, Website).
Lass die KI daraus einen Steckbrief bauen.
Speicher den Steckbrief in deinem Projekt als Anweisung.

Du bist Texterin für eine österreichische Marke. Analysiere die drei Texte unten und erstelle einen Marken-Steckbrief, den ich als Schreibanleitung für künftige Texte verwende.

Der Steckbrief soll enthalten:
1. Tonalität in 3 bis 5 Stichworten, jeweils mit einem Beispielsatz aus den Texten
2. Anrede (du/Sie) und typische Satzlänge
3. Wörter und Formulierungen, die wir oft verwenden
4. Wörter und Formulierungen, die wir nie verwenden würden
5. Regeln für österreichisches Deutsch (z. B. Jänner statt Januar, heuer statt dieses Jahr)

Halte den Steckbrief unter einer A4-Seite.

Text 1: [EINFÜGEN]
Text 2: [EINFÜGEN]
Text 3: [EINFÜGEN]

Profi-Tipp: Ergänz den Steckbrief um eine „Schwarze Liste“. Alles, was dich an KI-Texten nervt, kommt drauf. Mehr dazu in der Prompt-Bibliothek weiter unten.

Workflow 2: Aus 1 Text werden 5 (Content-Repurposing)

Problem: Du hast einen guten Fachartikel geschrieben. Gelesen haben ihn 40 Leute, davon 12 aus deinem Team.

Lösung: Derselbe Inhalt, neu verpackt für LinkedIn, Newsletter und Instagram.

So geht’s:

Nimm einen bestehenden Blogartikel, Newsletter oder Vortrag.
Füg ihn im Projekt mit dem Prompt unten ein.
Wähl die besten Varianten aus und schleif sie nach.

Verwende unseren Marken-Steckbrief. Wandle den Text unten in folgende Formate um:

1. Drei LinkedIn-Posts mit unterschiedlichem Einstieg:
   a) eine überraschende Zahl oder Aussage aus dem Text
   b) ein typisches Problem unserer Zielgruppe
   c) eine klare Meinung, der man widersprechen kann
   Jeder Post: maximal 1.200 Zeichen, eine konkrete Handlungsaufforderung am Ende, maximal 3 Hashtags.
2. Einen Newsletter-Teaser mit maximal 4 Sätzen, der neugierig auf den ganzen Artikel macht.
3. Fünf Ideen für Instagram-Slides (Carousel), jeweils mit Überschrift und einem Satz Text pro Slide.

Zielgruppe: [ZIELGRUPPE, z. B. Marketingleitungen in österreichischen KMU]

Ausgangstext:
[TEXT EINFÜGEN]

Profi-Tipp: Bitte nie um „einen“ Post, sondern immer um drei mit unterschiedlichem Einstieg. Die Auswahl ist schneller als das Umschreiben.

Workflow 3: Kundenbewertungen in Anzeigentexte verwandeln

Problem: Du sitzt vor einer leeren Meta-Anzeige und dir fällt nur „Jetzt bestellen!“ ein.

Lösung: Deine Kundinnen und Kunden haben die besten Texte längst geschrieben. In Google-Bewertungen, Shop-Rezensionen und Feedback-Mails.

So geht’s:

Sammle 15 bis 30 Bewertungen (Google Unternehmensprofil, Shop, E-Mails).
Anonymisieren: Namen, E-Mail-Adressen, Bestellnummern raus. Ersetze sie durch „Kunde A“, „Kunde B“.
Prompt einfügen, Ergebnisse direkt im Werbeanzeigenmanager testen.

Du bist Expertin für Verkaufspsychologie und Performance-Werbung. Unten findest du anonymisierte Kundenbewertungen für [PRODUKT/DIENSTLEISTUNG].

Analysiere sie und liefere:
1. Die 3 häufigsten Probleme, die Kunden vor dem Kauf hatten (mit Originalformulierungen aus den Bewertungen)
2. Die 3 meistgenannten Vorteile
3. Mögliche Einwände oder Zweifel, die in den Bewertungen anklingen
4. 5 Anzeigen-Überschriften mit maximal 40 Zeichen
5. 5 Primärtexte für Meta-Anzeigen, bei denen die wichtigste Aussage in den ersten 125 Zeichen steht
6. Für jede Überschrift: auf welchen Vorteil oder welches Problem sie einzahlt

Verwende möglichst die Sprache der Kunden, nicht unsere Marketingsprache.

Bewertungen:
[BEWERTUNGEN EINFÜGEN]

Profi-Tipp: Punkt 3 (Einwände) ist Gold für deine Landingpage. Jeder Einwand ist eine Frage, die du dort beantworten solltest. Und damit sind wir bei Workflow 4.

Workflow 4: FAQ, die Kunden und KI-Suchmaschinen verstehen

Problem: Dein Support beantwortet täglich dieselben fünf Fragen. Und deine Website taucht in Googles KI-Antworten nicht auf.

Was sich geändert hat: Die aufklappbaren FAQ-Boxen in den Google-Suchergebnissen gibt es seit Mai 2026 nicht mehr. Klingt nach schlechter Nachricht, ist aber keine: Gleichzeitig suchen immer mehr Leute im KI-Modus von Google, der seit Oktober 2025 auch in Österreich verfügbar ist. Und KI-Antworten lieben klare Fragen mit klaren Antworten.

So geht’s:

Notier die Eckdaten deines Angebots: Preise, Dauer, Ablauf, Garantien, Einzugsgebiet.
Frag dein Vertriebs- oder Support-Team nach den 10 häufigsten Fragen. Echte Fragen schlagen jede KI-Fantasie.
Prompt einfügen, Fakten prüfen, auf die Website stellen.

Du schreibst kundenfreundliche Website-Texte für ein österreichisches Unternehmen.

Angebot: [z. B. Installation von Photovoltaikanlagen in Wien und Niederösterreich]
Eckdaten: [PREISE, DAUER, ABLAUF, GARANTIEN]
Echte Kundenfragen aus Vertrieb/Support: [LISTE EINFÜGEN]

Erstelle einen FAQ-Bereich mit 8 Fragen:
- Formuliere die Fragen so, wie Menschen sie in eine Suchmaschine oder einen Chatbot tippen würden (ganze Sätze, Alltagssprache).
- Der erste Satz jeder Antwort beantwortet die Frage direkt. Danach maximal 3 Sätze Erklärung.
- Nenne konkrete Zahlen, wo ich sie dir gegeben habe. Erfinde keine Zahlen. Wo dir Infos fehlen, schreib [PRÜFEN].
- Keine Werbesprache, keine Superlative.

Profi-Tipp: Das [PRÜFEN] im Prompt ist dein Lügendetektor. Ohne diese Anweisung füllt die KI Lücken mit plausibel klingendem Unsinn.

Workflow 5: Das 5-Minuten-Briefing

Problem: Die Grafikerin, die Agentur oder der Freelancer liefert etwas völlig anderes als erwartet. Meistens, weil das Briefing aus drei Zeilen und einem „du weißt eh“ bestand.

Lösung: Du sprichst oder tippst deine Gedanken unsortiert hin. Die KI macht ein sauberes Briefing draus und stellt dir die Fragen, die du vergessen hast.

Ich muss ein Briefing für [GRAFIK/VIDEO/AGENTUR/TEXT] schreiben. Unten stehen meine unsortierten Gedanken.

Schritt 1: Stell mir zuerst maximal 5 Rückfragen zu Punkten, die für ein gutes Briefing fehlen. Warte auf meine Antworten.

Schritt 2: Erstelle danach ein Briefing mit diesen Abschnitten:
- Ziel (ein Satz)
- Zielgruppe
- Kernbotschaft
- Pflichtinhalte und No-Gos
- Formate, Maße, Kanäle
- Deadline und Feedbackschleifen
- Woran wir messen, ob es funktioniert hat

Meine Gedanken:
[EINFACH DRAUFLOSSCHREIBEN ODER DIKTIEREN]

Profi-Tipp: Nutz die Diktierfunktion am Handy. Fünf Minuten am Weg zur U-Bahn reden, im Büro das fertige Briefing abholen.

Workflow 6: Vom Meeting-Chaos zur To-do-Liste

Problem: Nach dem Abstimmungsmeeting hat jede Person andere Notizen und niemand weiß, wer was bis wann macht.

So geht’s:

Notizen oder Transkript nehmen.
Anonymisieren: Namen durch Rollen ersetzen („Marketingleitung“, „Agentur“, „Vertrieb“). Vertrauliche Zahlen raus.
Prompt einfügen, Ergebnis an alle schicken.

Unten findest du Notizen aus einem Marketing-Meeting. Erstelle daraus:

1. Zusammenfassung in maximal 5 Sätzen
2. Getroffene Entscheidungen (nur was wirklich entschieden wurde)
3. Offene Fragen
4. To-do-Tabelle mit Spalten: Aufgabe | Verantwortlich (Rolle) | Deadline
   Wo keine Deadline genannt wurde, schreib "offen".
5. Einen kurzen Mail-Entwurf an alle Teilnehmenden mit diesen Punkten

Notizen:
[NOTIZEN EINFÜGEN]

Profi-Tipp: Punkt 2 und 3 getrennt abfragen zwingt die KI, zwischen „besprochen“ und „beschlossen“ zu unterscheiden. Genau dort entstehen sonst die Missverständnisse.

Workflow 7: Der Mitbewerber-Check in 15 Minuten

Problem: Alle in deiner Branche klingen gleich. Du weißt aber nicht genau, wie du dich abheben kannst.

So geht’s:

Kopier die Startseiten- oder Angebotstexte von 3 Mitbewerbern (öffentlich zugänglich, also unproblematisch).
Füg deinen eigenen Text dazu.
Lass die KI die Lücken finden.

Unten findest du die Website-Texte von drei Mitbewerbern und unseren eigenen Text. Wir sind in der Branche [BRANCHE] in [REGION] tätig.

Analysiere:
1. Welche Versprechen machen alle (austauschbare Aussagen)?
2. Was betont jeder Mitbewerber besonders?
3. Welche Kundenbedürfnisse spricht niemand an?
4. Wo klingt unser Text genauso wie die anderen?
5. Drei Vorschläge für eine Positionierung, mit der wir uns klar abheben. Jeweils mit einer Beispiel-Headline.

Mitbewerber A: [TEXT]
Mitbewerber B: [TEXT]
Mitbewerber C: [TEXT]
Unser Text: [TEXT]

Profi-Tipp: Kombinier das mit Workflow 3. Was deine Kunden in Bewertungen loben und kein Mitbewerber erwähnt, ist deine neue Headline.

Die Prompt-Bibliothek: Nachschärfen statt neu anfangen

Der erste Entwurf ist selten der beste. Statt neu zu prompten, schick einfach einen dieser Sätze hinterher.

Kürzer und knackiger

Kürze den Text um 40 Prozent. Streich zuerst alles, was keine neue Information bringt.

Floskel-Filter

Überarbeite den Text nach diesen Regeln:
- Streiche Floskeln wie "In der heutigen Zeit", "Es ist kein Geheimnis", "Lass uns eintauchen", "spannend", "Gamechanger", "ganzheitlich", "maßgeschneidert".
- Keine Gedankenstriche als Stilmittel.
- Keine Dreier-Aufzählungen als rhetorisches Muster.
- Keine rhetorischen Fragen am Absatzanfang.
- Schreib so, wie eine erfahrene Kollegin beim Kaffee erklären würde.

Österreich-Filter

Pass den Text an österreichisches Deutsch an: Jänner statt Januar, heuer statt dieses Jahr, Matura statt Abitur, Kassa statt Kasse, Sackerl statt Tüte. Ersetze bundesdeutsche Wendungen, die in Österreich fremd klingen. Behalte aber einen professionellen Ton, keinen Dialekt.

Der ehrliche Kritiker

Sei jetzt ein skeptischer Marketingleiter, der diesen Text zum ersten Mal liest. Was ist unklar, unglaubwürdig oder langweilig? Nenn die 3 größten Schwächen und mach zu jeder einen konkreten Verbesserungsvorschlag.

Faktencheck

Liste alle Tatsachenbehauptungen, Zahlen und Quellen im Text auf. Markiere jede mit: (a) stammt aus meinem Ausgangsmaterial, (b) Allgemeinwissen, (c) von dir ergänzt und unbelegt.

Varianten für A/B-Tests

Schreib 3 Varianten dieser Headline: eine rationale (Nutzen, Zahl), eine emotionale (Gefühl, Situation) und eine provokante (Widerspruch, Meinung).

Checkliste 1: Bevor du etwas in die KI kopierst

Training in den Einstellungen deaktiviert oder Business-Tarif im Einsatz
Keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Adressen von Kunden im Text
Keine Bestellnummern, Kundennummern oder Kontodaten
Keine vertraulichen Zahlen (Umsätze, Margen, Gehälter, Angebote in Verhandlung)
Keine internen Strategiepapiere, die nicht nach außen dürfen
Im Zweifel: Namen durch Rollen ersetzen („Kundin A“, „Lieferant B“)

Faustregel: Würdest du den Text auf eine Postkarte schreiben und verschicken? Wenn nein, anonymisier ihn zuerst.

Checkliste 2: Bevor du einen KI-Text veröffentlichst

Jede Zahl und jede Behauptung geprüft (der Faktencheck-Prompt hilft)
Keine erfundenen Quellen, Studien oder Zitate
Laut vorgelesen: Klingt das nach uns?
Floskel-Filter und Österreich-Filter drübergelaufen
Rechtliche Aussagen (Garantien, Preise, Gesundheitsversprechen) von einer zuständigen Person freigegeben
Ein Mensch hat den Text inhaltlich überarbeitet und verantwortet ihn

Checkliste 3: AI Act in 3 Minuten

Der EU AI Act klingt nach Großkonzern-Thema, betrifft aber auch dein Marketing. Die gute Nachricht: Für die Workflows in diesem Guide ist der Aufwand überschaubar.

KI-Kompetenz im Team (Art. 4): Seit Februar 2025 gilt eine Pflicht zur KI-Kompetenz. Mit dem Digital Omnibus wurde sie im Juli 2026 entschärft: Unternehmen müssen die KI-Kompetenz ihres Teams nun fördern, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. Praktisch heißt das: kurze interne Schulung, ein paar Spielregeln schriftlich festhalten, fertig. Dieser Guide ist ein guter Anfang.

Transparenzpflichten (Art. 50): Seit 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten für Chatbots, Deepfakes und bestimmte KI-Texte. Für dein Marketing heißt das konkret:

Chatbot auf der Website? Nutzer müssen erkennen, dass sie mit einer KI schreiben.
KI-generierte Bilder oder Videos, die echte Personen, Orte oder Ereignisse täuschend echt darstellen? Kennzeichnen.
Blogartikel, Posts und Werbetexte, die von einem Menschen überarbeitet und verantwortet werden: Hier besteht in der Regel keine Kennzeichnungspflicht. Genau deshalb ist die menschliche Endkontrolle aus Checkliste 2 auch rechtlich dein Freund.

Anlaufstelle in Österreich: Die KI-Servicestelle der RTR bietet Infos und Leitfäden unter ki.rtr.at.

Hinweis: Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei Grenzfällen frag deine Rechtsabteilung oder eine Kanzlei.

Die 3 häufigsten Anfängerfehler

1. Der KI blind glauben. Sprachmodelle berechnen, welches Wort wahrscheinlich als nächstes kommt. Sie wissen nicht, was stimmt. Deshalb erfinden sie manchmal Studien, Zahlen oder Produktfunktionen, und zwar mit der Selbstsicherheit eines Stammtischs nach dem dritten Spritzer. Prüf alles.

2. Ohne Kontext prompten. „Schreib einen LinkedIn-Post über Nachhaltigkeit“ liefert Einheitsbrei. Zielgruppe, Ziel, Ton und ein Beispiel machen den Unterschied. Deshalb gibt es Workflow 1.

3. Gleich alles automatisieren wollen. Wer am ersten Tag Zapier, fünf Schnittstellen und einen Agenten baut, sitzt am dritten Tag frustriert vor einer Fehlermeldung. Starte mit Kopieren und Einfügen. Automatisieren kannst du, sobald ein Workflow fünfmal gut funktioniert hat.

Dein Plan für die erste Stunde

Zeit	Was du tust
Minute 0 bis 10	Konto anlegen, Training abschalten, Projekt erstellen
Minute 10 bis 25	Workflow 1: Marken-Steckbrief erstellen und im Projekt speichern
Minute 25 bis 40	Workflow 2 mit einem alten Blogartikel testen
Minute 40 bis 50	Floskel-Filter und Österreich-Filter drüberlaufen lassen
Minute 50 bis 60	Den besten Post auswählen, selbst nachschleifen, einplanen

Danach jede Woche einen neuen Workflow dazunehmen. Nach sieben Wochen hast du alle drauf.

Häufige Fragen

Sind KI-Texte urheberrechtlich geschützt?

Ein reiner Knopfdruck-Text in der Regel nicht. Das österreichische Urheberrecht schützt nur eine „eigentümliche geistige Schöpfung“ eines Menschen. Je mehr du selbst überarbeitest, auswählst und gestaltest, desto eher entsteht ein geschütztes Werk. Für Marketingtexte heißt das: Überarbeite sie ordentlich, dann sind sie auch wirklich deine.

Reicht die Gratisversion?

Zum Ausprobieren ja. Sobald dein Team regelmäßig damit arbeitet oder Unternehmensdaten ins Spiel kommen, nimm einen Business-Tarif. Bei den Business- und Enterprise-Angeboten von Claude und ChatGPT werden Daten standardmäßig nicht für das Modelltraining verwendet.

ChatGPT oder Claude?

Beide funktionieren für alle Workflows hier. Probier beide mit demselben Prompt und nimm, was besser nach dir klingt. Das ist ernst gemeint: Der Stil unterscheidet sich spürbar.

Ersetzt KI mein Marketingwissen?

Nein. Sie verstärkt es. Wer seine Zielgruppe nicht kennt, bekommt mit KI einfach schneller mittelmäßige Texte. Wer sie kennt, bekommt schneller gute.

Du willst KI-Workflows für dein Team aufsetzen, die zu deinen Kanälen und Zielen passen?

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